志书资料的征集、整理、考订与利用

《地方志工作条例》第三条规定：地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。地方志以全面系统的资料服务现实、保存历史，资料是修志的基础，是志书的生命。资料工作做得好不好，关系到志书质量的高低，关系到修志的成功与失败。因此，做好志书的资料工作是编好志书的基础。

志书的根本属性是资料性，所谓资料性，既包含资料含量的多少，也包括资料系统、全面、准确的程度，还包含资料的编排是否合理。可以说，志书编纂的过程，就是资料的征集、整理、考证的过程。因此做好志书的资料工作应把握好以下原则和基本要求：

一、搜集资料的原则和基本要求

（一）原则

搜集宜广，发掘宜深，整理宜细，管理宜严，考证宜详，采用宜慎。

1．“搜集宜广”，即搜集面要广。资料要多，多多益善，首轮志书搜集资料与成书字数之比一般为10∶1，有的高达50∶1。 

2．“发掘宜深”，做到掘地三尺，尽量一网打尽，将该跑能跑能收集到资料的地方都去跑，深入挖掘资料。

3．“整理宜细”，即整理资料要做过细的梳理工作，不是捡到篮子里的都是菜，要合理分类，取舍要恰到好处，服从整体需要，有时要忍痛割爱，将很不容易搜集到的资料 舍弃不用，以免冲淡主线、主题。另外，要通过整理发现资料之不足。部门收集资料最大的不足往往是从本部门考虑，以收集本部门的资料为主，对全局宏观资料、 各部门之间联系、影响的资料关注、收集不够，而要整体反映本行业全貌，以上两部分资料恰恰是重要、不可或缺的。

4．“管理宜严”，指资料管理要有一套严格的制度，一不致遗失，二方便使用。

5．“考证宜详”，真实可靠是资料的生命，对收集来的资料一定要多方考证，直至科学正确。

6．“采用宜慎”，采用入志的资料要慎之又慎，既要有必要，又要有价值。“志属信史”，志书不用模棱两可、未经考证的资料是修志应有的基本科学态度。

（二）基本要求

搜集资料的基本要求是“全面、系统、严谨、朴实、科学”。

1．“全面”。 即要求搜集的资料能反映各层次各类事物 方方面面的基本全貌、完整面貌，要做到横不缺“要项”。所谓“要项不缺”，如现代商业要项应包括生产资料销售、生活资料销售、商业业务、专业市场、商业街市、商业集团、商业企业、商业品牌、商业节庆活动、商业布局、商业管理（机构、人员、效益）、体制改革等，要反映商业全貌，缺一不可。所谓“要素不缺”， 指记一件事，时间、地点、背景、过程、原因、结果等事件的主体要记述得清清楚楚。    

2．“系统”。 指要有反映断限内事物发生、发展兴衰起伏、发展阶段或脉络的系统的连续性资料，它讲究“纵不断主线”。这种系统的连续性资料，用来反映展示市、县、部门地情总体发展的阶段，行业、事业发展的阶段，事物、事件发展的阶段。一般而言，这种阶段是用标志性资料来暗分的，并不直书第一阶段从××年到××年，第二阶段从××年到××年。

    资料收集得全面、系统需要5类资料。一是概括性资料，即概括修志断限内的一二十年事业或事物本质的整体的发展、兴衰起伏（发展阶段、发展脉络、发展主线）的资料。它由体现各个阶段起 点、转折点、终点的标志性资料以及定性、定量概括本阶段总量成果、发展规律特征、性质的资料组成。这是体现“线”的资料。二是综合性资料，即综合记述某一 年限（特别是反映现状的下限这一年）若干个重要方面各自的情况的资料，以反映该年事物的全貌。这是表现“面”的资料。三是典型性资料，就是最具有代表性、 典型性的事物或人物资料，这是“点”的资料。这三种资料是志书的主体资料，由点、线、面的资料优化组合，立体地表现一地地情全貌。四是背景资料。它常常是 反映事物、事件发生、发展、变化的时代背景、现实环境，对人和事物起衬托作用，多数情况下也是事物发生变化的原因和条件，如党的路线、方针、政策常是事业 发展的重要因素、前提。它一般有时代背景和事情背景两种。五是旁证资料，也称考证资料，是对主体资料中的某些情况，进行旁证、辨析、印证的资料。主体资料 和背景资料是入志资料。旁证资料，有的入志，有的不入志，不入志的是旁证资料，入了志的就是诸说并存的资料。诸说并存的资料是指各个不同说法的资料，难以 确定哪一个正确，于是将几个说法同时写进志书。这时，原来用来旁证的资料就变成了入志资料。

3．“严谨”。即要求资料真实、可靠。志书对说法不一、出处不一、统计口径不一，互相矛盾的资料要认真考证，不能用虚假的数字。统计资料要以统计局公布的为准。

4．“朴实”。即要求所选用的资料要简明、扼要、有价值。志书的篇幅是有限的，要精选有价值的资料浓缩成志书文字。

5．“科学”。含义有五：（1）使用的资料，政治观点正确；（2）准确反映地情；（3）不自相矛盾，交叉内容、多处出现的内容、分合数字等，不能互相矛盾；（4）要素齐全、记事清楚；（5） 没有硬伤。举个例子，农业志记述粮食生产发展水平时，只搜集粮食作物的总产量和平均亩产量，不能科学反映地情，因为粮食生产水平尚与人口增长、平均亩产量 和耕地面积的变化有着直接关系，所以，还需要收集人均占有粮食、农业人口占有粮食、劳动力占有粮食、商品粮交售等资料，而且还要有横向比较（与省辖市对比），才能看出本市粮食生产水平在全省、全国所排名次、所处地位。所以使用资料应准确反映地情实质，不能满足于现成的片面的局部资料，还要注意经济指标的 变化。1992年，国民经济核算指标采用新的体系：增加值、国民生产总值、社会总产值。1992年前所采用的净产值、国民生产总值、人均收入已不再采用。

二、资料的搜集

资料的搜集工作始于志书篇目制定和编写人员落实之后，并贯穿于志书编纂的全过程，即使在志稿评审以后，仍需要继续搜集资料，补充一些缺项和断线资料，或替换一些有误和薄弱的资料。

（一）搜集资料的种类

1．文字资料。包括档案、有关书报、网上信息、私人资料。

    档案资料：档案是各单位在工作活动中形成的文字材料，大多数是独家拥有，是修志的主体资料。包括年度工作总结、专项工作汇报或总结、阶段性工作汇报、专项调查报告、会议纪录、有关决策文件、统计资料等。

    书报资料：本市有关本行业、本部门的著作，报纸、电台、电视台和有关报道文章。

网上信息：网上有关本市本行业、本部门的信息，取其可靠、合用的资料，同时注上出处。 

私人资料：包括私人证件、文稿、笔记、日记、书信、未发表的诗文集、各类记录等，可补充档案资料不足，或作佐证材料。

2．口碑资料。包括专项口碑记录、社会调查和民间传说。

专项口碑记录：查访当事人、知情人、历史见证人，搜集和记录未曾形成文字记载的资料。

社会调查：某项专业档案资料不足，可进行专项社会调查，采访内行人士、专业人士，广泛收集意见，加以记录整理，形成专题调查报告。

    民间传说：指文字不曾记载，可信而具地方特色的歌谣、故事和传说。它往往可以提供具传奇和有价值的资料。

3．图片资料。包括地图、各类事物发生变化的示意图、历史图片、现状图片、实物图片。市内主要景区、标志性的建筑物，应实地拍摄，制成图片。图片是历史真实的见证，也是修志不可缺少的重要资料。

4．音像资料。包括光盘、碟片、录音带、录像带、唱片、激光唱片、激光视盘、网络资料。

5．实地勘测和实物资料。本市的山川景物、名胜古迹、文物、特产，以及自然、社会、人文等各方状况，可进行实地考察、了解、测绘，以掌握第一手资料，做好考察记录，以补充或纠正现有文字的不足或谬误。

实物资料：包括遗址、遗迹、文物碑刻等。有些搬不动的实物资料，必要时到现场实地查勘，或拓片，或记录，或摄录。

（二）搜集资料的范围

1．地域范围。

即现行行政区域。市志的地域范围是指市的整个辖域，辖域之内不管市属还是省属，部属，外省市驻市的统统需要搜集。同时要注意搜集有关政策、经济、文化辐射后超越本行政区域的资料。

2．时间范围。

一要坚持好“超时不记”，每部志书都有时间断限，即志书凡例中规定的续志上下限范围如有超越上限上溯或超过下限延伸的资料，要在总量上予以控制，不能无原则无规定地大面积地随意上溯下延。二要坚持“纵不断线”，即志 书断限内的主线资料不能中断，这是志书的惯例。对新一轮修志来说，涉及的时限不长，都是改革开放以来的史实，宜细不宜粗。改革开放这条主线不能中断；对改 革开放、体制改革和社会各方面的发展变化应全面、系统地记录下来，并彰明因果、展示规律，以便起到 “存史、资治、教化”和交流的作用。

3．专业范围。

  承编单位要打破部门界限，收集整个专业（行业）的资料。特别是工业、商业、教育、科技等更要注意收集本部门以外的本专业资料。对于跨行业跨部门的资料，除在篇目中应时而变，设置企业集团篇、经济园区篇、多元经济章、企业改革章之外，还要多想办法、多头出击，不厌其烦地搜集齐全。

（三）搜集资料的步骤

在资料的收集过程中应坚持 “七先七后”和“三个为主”。

1．七先七后。

⑴先普查后细查。先根据所收集资料的形式和来源，做好普查工作，编出一个资料目录，然后再依照目录作深入细致的查找、收集。

⑵先内后外。先查阅本单位、本系统收藏的档案资料，后去外单位、外系统、档案馆、图书馆查阅，避免盲目地去外单位收集本单位已有资料。本地区确实查无的资料，再去外地查找。

⑶先口碑后文献。应缓收文献资料，迅速抢救活资料

⑷先文字后实物。先查文字资料，文字记载不全，或有疑问，再进行实地考察。

⑸先古后今，由远及近。当代历史资料极其丰富，知情者多，可以放后收集。

⑹先易后难。对于个别收集难度较大的资料，可以放后一步进行，先收集那些省时省力、易查易找的资料，然后再集中力量解决难度较大的资料收集问题。

⑺先直接后间接。不论文献资料，还是口碑资料，都要先收集原始资料，没有经过加工的资料。在确实查无直接资料的情况下，再收集间接资料。

2．三个为主。

即：档案材料和书刊材料，应以档案材料为主；实物材料和口碑材料，应以实物材料为主；近代材料和古代材料，应以近代材料为主。

（四）搜集方法

志书资料的搜集要讲究工作方法，方法正确才能收到事半功倍的效果。为此，提出以下方法供参考。

1．提高工作人员的素质。

要搞资料工作，其工作人员的素质一定要高。一是要能应用马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论的立场、观点和方法来指导资料工作；二是要具有刻苦、奉献的工作 精神；三是除了懂得本专业业务知识外，还要懂得一些自然科学知识和社会科学知识；四是要掌握资料的收集整理与考订等方法和文字写作及计算机运用技能，并还 要懂得一些古汉语和外语。

2．拟定资料的征集计划。

  要根据所编志书的篇目内容，拟订其资料的征集计划。拟定时，可以志书篇目中的“目”或“节”作为资料征集的基本单元，将其主题资料、背景资料和考证资料的已知来源、线索、负责收集人、工作进度等一一写明。这样就行动有方向，工作有要求了。对资料征集负责人的确定，最好是按“采编合一”的原则。这样做，有利资料的收集和志书的编写。

3．广泛发动群众。

方法可以多种多样：一是以政府或部门名义，发文件、出布告，列出收集资料的内容和要求，号召机关、单位和个人提供资料；二是布置某些基层单位，包括工厂、企 业、院校、乡镇或部门，写基层“志”或“简介”，为修志部门提供资料；三是印发调查表或调查提纲，发给基层单位填写；四是聘请业余采访员或资料员帮助收集 资料；五是特约某些知情人或掌握资料线索的人积极提供资料。

4．查阅档案、图书和报刊。

这是修志人员收集资料的主战场，大量的时间、人力都要消耗在这里，先看本单位的档案，再到上级档案馆去查找。此外，还要跑图书室、图书馆，查看报纸，从中收集资料。

5．采访知情人。

一是请进来，举行小型座谈会；二是走出去，登门访问；三是约请有关当事人撰写回忆录。这一工作要有充分准备，要向知情人说明意图，做好思想工作，提出具体要求，争取有好的效果，避免盲目外跑，费时费力费钱又无所收获。

6．进行实地调查或专题调查。

实地调查主要是对遗址、遗迹、文物等进行考察，掌握第一手资料，求得资料的真实准确。同时，对某些社会关注的、具有重大意义的问题，以及某些风俗习惯、民歌民谣，或者新开发的名优特产品等，也可以进行实地考察或专题调查，写出符合实际的调查报告，扩大资料的来源，增加一些有价值的“活”的资料。

7．做好博采精收的工作。

为了能充分占有资料，在收集时必须博采，凡能设法收集的有关资料，力求收集齐全。同时，对每个收集资料人员，不仅要把自己应收的资料收全，而且应注意收集虽不是自己负责收集的但对志书有用的资料，并交给有关负责人。这种“出去一把抓，回来再分家”的分工协作的工作精神，是应该提倡的。

在 博采资料的同时，还应注意精收。即精收以下方面的资料。一是反映党的十一届三中全会后，实行改革开放、经济体制和政治体制改革等产生的新面貌新成就的资 料；二是体现社会主义新风尚、新道德的资料；三是突出时代、地方、专业等特色的资料；四是说明事物发展变化因果关系的资料；五是含有高新技术的生产、科研的资料；六是有鉴别前志中正误之处作用的资料；七是有补前志未涉及或断缺的资料；八是有入志价值的实物资料和口碑资料。

8．利用相关工具书查寻资料。

马克思主义理论告诉我们：我们每个人不可能事事都得去直接经验。因此，除了要学习和向有关人员请教外，还要善于利用有关的工具书，以从中得知有关的资料出处等，从而获取所需之资料。工具书用得最多的可算是书目，索引或资料索引之类的工具书。古人云：“工欲善其事，必先利其器。”能善于利用工具书，就可收到事半功倍的效果。

三、资料的整理

资料的整理，是资料工作的一部分，主要有3个环节：

（一）建立资料卡片

大量的资料是靠一点一滴积累起来的，这一点一滴的积累要使用统一的资料卡片。如果用个人的笔记本抄写，就不利于保管，也不利于利用。修志初期，有的用个人笔记本去摘抄资料，回来锁在抽屉里，调动工作时也带走了，结果别人无法利用。如果随便用其他纸张抄写，也不整齐统一。

资料卡片必须是一事一卡，即一件事记在一张卡片上，不要在一张卡片上记几件事情。这个“事”，一般是篇章节目的“目”，一张卡片只记一个“目”的事。资料卡 片必须完整，要有摘抄的问题和内容；要写明资料的来源和出处，包括卷宗字号、文件名称、发文单位、时间或者书名、作者、版本、卷页数等；要忠于原文原意， 不能断章取义；还要认真细致，核对清楚，保证准确无错。有些材料如需要复印，可将复印件附在资料卡上或贴在资料卡后面。

（二）进行编号归类

把许许多多的卡片，按照篇章节目放在卷宗里，用代号进行编号。如这个资料属于第二篇第三章第五节第四目，则可编为2-3-5-4。这样，就编排有序，查找有据，便于保管，便于利用。

对资料卡片的整理，关键在于科学分类，否则就杂乱无章，难于利用。分类方法，可按时间分类，如按一年一年的次序排放；也可以按内容来分类，如政治、经济、社 会、自然环境，政治又分为党委、人大、政府，经济又分为农业、工业等；也可以按志书的篇目分类，即按篇章节目的内容和次序来分类。我们一般是按篇章节目来 分类，这样更利于编写和查阅。

（三）搞好资料长编

当 一部志书或其中某个篇章的资料基本收集齐全以后，把它综合起来，进行整理，汇集成册，这就叫资料汇编。 

方志资料长编就是志书正式编写以前，把已收集齐备的分散的原始资料，按照志书确定的篇目要求，进行分类、编号、整理、排比、鉴别、筛选而成的系统资料。它不 是简单地把所有资料卡片都重抄一遍，费时、费力也费钱；也不是简单地把所有资料卡片汇集在一起就算了事，而是要做一番艰苦的工作。一是对资料进行筛选，通 过排比，在同一问题的诸多资料中，去掉重复的、多余的、无必要的资料，确定可以入志的资料；二是对资料进行鉴别核实，“去粗取精，去伪存真”，选取真实可 靠的资料入志；三是按篇目分类，按时序编排，注明资料出处，然后汇集成册。

资料长编在修志中具有举足轻重的作用，不仅是志书编纂过程中必须完成的重要一环，而且是试写志稿的前提和修好志书的基础。是原始资料向志稿过渡的一种独特形式。

    资料长编的编写方法：在资料基本收集齐备、志书篇目基本拟订的前提之下，修志人员便可着手编写资料长编。

 资料长编有撰写体（编写体）和纂辑体之分，所谓“撰写体”即是由编写者用自己的语言综述资料；所谓“纂辑体”即由编者将资料原文照录，在必要处加连接词或作 简要说明。实践证明：撰写体这种写法不利于原始资料的保存，弊多利少，不宜采用。相反，纂辑体条理清楚，简便易行，保持原始资料的面貌，存史价值亦高，目 前为大多数志书编写者采用。 

资料长编录用资料可分为3类， 即入志资料、背景资料和参考资料（或考证资料）。入志资料是在大量原始资料经过分析、筛选考证、去粗取精、去伪存真后挑选出来，属于篇目范围的、准备入志 或可以提炼入志的，与人、事、物主题有比较直接关系的资料；背景资料是指不单独入志的，与主题有间接关系的时代背景、重大政策方针文件等资料，有助于说明 入志资料；参考资料是指经过筛选，与主题虽没有直接关系，但尚有一定参考价值的其它资料。入志资料须原文照录，不加更改，背景资料和参考资料有的只要编出 目录索引就行了，不必都照抄原文。只是某些考证过程可较为详细地加以说明。原有多说的问题，经过考证，在志书中采用其中一说，这种考证资料在资料长编中必 须详列。考证无法确定的，多说并存。

编者对资料原文不加更改，但并不是说志书资料长编中不要有编者语言。由于有的资料原文含义不清，时间、地点、称谓省略或者有明显的错漏，编者根据考证结果要加以必要的说明，说明语可用括号分出，也可在资料前后采用小标题、按语等形式。

资料的编排方法有多种，按时间编排者曰“编年体”；按事件编排者曰“纪事本末体”；按人物编排者曰“纪传体”等等。但资料长编最基本的编排方法乃是将各类资料筛选过后，按最后修订过的篇、章、节、目对号入座，在必要的横分门类过后，再按时间、事件等次序纂辑排列。

资料长编在所列原始资料之后，必须详细注明资料出处，可用括号标出。如资料出处为某种书刊，应注明书籍的出版单位、版本、页次、起止行次等。

长编编写中的资料筛选方法：

资料筛选工作是资料长编编写工作的核心。正确地筛选资料是提高资料长编质量的关键。筛选资料如何能取舍得宜？简而言之，入选资料宜专、宜实，紧扣主题，言必及事，忌用空话、套话和无关的话，只用其与主题有关的部分。具体办法有：

1、加小标题。

用标题体现资料中心内容，将多则资料之间的逻辑关系用简要的语言显示出来，能更清楚地说明问题，资料长编的小标题一般可以与志书篇目的标题结合一致起来。

2、对资料可以删削或联缀。

有些原始资料篇幅较长，若原文照录显得冗长，不妨将其中于主题无关的部分加以删除；有些资料短小零碎，但若联缀在一起则能共同说明一个问题。这两种方法在使用时必须注意，删削不能过分，以致资料支离破碎，语焉不清；联缀则须注清出处，不容混淆。

3、一则资料若能说明不同问题，可分别使用。

四、资料的考证

大量的资料搜集来后，必须对之加以严格的鉴别与考证，力求准确无误。这个工作和收集资料是同步进行的，在收集的同时就要进行考证、鉴别，在考证、鉴别时又不断收集、补充。认真做好资料考证工作，保证入志资料的准确性，做到不伪、不偏、不漏，是新编地方志质量的保证。

中指组《关于地方志编纂工作的规定》第十六条规定：“地方志采用的资料，包括史料、人名、地名、年代、数据、引文等，务必考订核实，重要的要注明出处。历史纪年，注明公元；地理古名，括注今地。全书要附有索引。”这个规定指出了续志资料考证的重要性和内容范围。

（一）错讹的种类

通常有以下5种情况：

1．说法不一或自相矛盾。对于同一事物几种不同来源的资料，说法不一或自相矛盾。最常见的是来源不同的统计数据的不一致，有时是同一部志书总述与各篇的概述、各个条目或总述与大事记、各篇列举的同一项数据不一致，统计口径不一，水分不一；几套数据表现的性质内容出现矛盾，说明其中有错。同一张表各分数之和不等于总数，缺单位、缺准确时间等。

2．源头错误。几种资料虽然说法相同，但都与事实相背，或张冠李戴，以讹传讹，“三人成虎”，因为源头本身是错误的。

3．片面性。一些资料往往对事实是片面地反映，或夸大或缩小，尤其是反映政绩的、地方保护主义的虚假资料。

4．不专业。从科学技术或是从专业角度看是不合道理的，“不专业的”错误。

5．笔误。原文在刊载或摘抄时有笔误，或在节录时产生歧义和重大缺漏，摘抄时数字或语言表达不准确等等。

（二）考证的方法

由于资料的错讹是复杂、多样的，因此，需要从实际出发，进行考察核实。考证的方法主要有4种：

1．书证。就是把有关同一事物的不同类型的书面资料，包括各类文书档案、典籍、笔记、信札等，进行比较对照，以文献证文献，史志书籍证史志书籍。但要注意“孤 证不立”。书证时，要追溯史源，考订出处，充分占有资料，尤其是离事物发生时间、地点最近，或是当事人的第一、二手资料，便于比较、判断。此即“巨细毕 收，博而能断。”

2．物证。即以实物资料和现场考察来订证文献资料。这种考证比较可靠，因为实物（未经加工，改建，搬迁的）是第一手的，最直接真实。

3．人证。即用当事人提供的口碑资料或文字材料来验证文献资料。但要注意当事人的记忆出错，必要时多找一些当事人采访，不要轻易用活资料来否定死资料。

4．理证。即用若干公认的原则、经验进行推理、判断，以修志者的学识来判断真伪，这是在缺乏佐证的情况下用常理判断之。

4种考证方法，各有利弊，一般情况下是对同一资料往往四证或几证并用，进行综合考证，凡几种考证方法结论一致，则考证成立。

（三）鉴别的原则

同一事物由于资料来源不同，出现相互矛盾时，按照以下6项鉴别原则鉴别。

1、图书资料与档案资料出现矛盾时，一般以档案资料为准。

2、内部资料与外部宣传资料有矛盾时，一般以内部资料为准。

3、距离事件发生的时间近的资料同距离事件远的资料有矛盾时，应以时间近的为准。这是史料考证的一般原则“时近则易真”。

4、亲身经历者的资料同旁证者的资料有矛盾时，应以亲身经历者的为准。

5、统计数据不一样的，一般以统计局正式公布的数据为准，但要注意统计口径的一致。统计局未公布的数据，则以行业、部门的统计数据为准，历年的数据要注意不变价和可比性。

6、第一手材料和第二手资料有矛盾时，应以第一手资料为准。资料的价值与资料的来源有很大的关系。如，正史、野史、杂史、逸闻趣事、佛道传说等，其资料价值是很不一样的。上述4种考证方法和6项鉴别原则，只适用于一般情况，具体情况应具体对待，不能死套原则、方法，要实事求是，不唯上，不唯名，不唯书，要唯实。

核实资料的工作，要贯穿于修志的全过程。从开始收集资料，就要注意发现问题，弄清真伪；在整理资料过程中，要作进一步的鉴别和考证；进入编写阶段，对重要的 资料要边写边核，核完再写，不留疑问；评稿时，要请行政领导、专家、学者、各方人士对资料的准确与否全面提出评议和订正；审稿时要认真审核，严格把关；最后的校对，更不能松劲和麻痹。

五、资料的运用

资料的运用实际上就是对考证、鉴别后资料的选用。如果说资料的考证、鉴别是对资料的“去伪存真”，那么，资料的使用，就是进行“去粗取精”的筛选。志书虽说在资料的雄厚上是其他体裁著作无法比拟的，但作为一本书，它的篇幅容量毕竟是有限的。因此，资料的筛选自然要下一番苦功夫。

（一）围绕主线和现状选择全面系统的资料

即选择前面所说的反映主线的概括性资料和展开横断面特别是现状的综合性资料。一般应选择好3种资料：

1．起始资料。即志书上限时或事物源头的资料。

2．过程资料。有各个阶段转折点和终点的资料；有展示事物兴衰起伏的经验、史实；有突出重点事物的重点过程的标志性资料。 

3．现状资料。一般包括横向展开各方面的资料，展现成绩、业绩或表现现状的方方面面的经济指标资料，体现该事物居全省、全国水平的资料；综合统计续志断限的总量指标或总成绩，纵向前后对比的资料；历年主要指标；存在问题的资料。

（二）抓好资料的典型性

即选择的资料要有代表性，能够说明问题，能够反映事物的本质，这就要求在选择时对同时期的同类材料进行比较、鉴别，选择其中最有代表性、最有价值、最能说明 问题的资料。典型人物即对当地事业、行业发展有重大影响的人物。对典型人物要以事系人，随举一事记其人，不对人作生平简介和评价，仅记其典型之事。如1981年，广东省一个社员承包鱼塘355亩，请临时工多时达400余人，当时在社会上反响大，《人民日报》组织专门讨论，达3个月之久。类似的农民承包在当时就是典型的例子。有的企业家，改革初期有突出贡献，有典型事迹，后来破产了或犯错误了，也可以以事系人，不要用后期的错误、 失败，抹煞前期的成就、贡献。还有发展阶段的代表年份、典型年份的数据、转折点时的重要举措，能体现地方特色的、地方之最、时代之先的资料都是典型的资 料。

（三）抓好资料的实用性

资料的实用性是指资料对续志的可用性。志书是官书、政书，是依时顺序的，述而不作，秉笔直书。有些资料可能是写论文做文章的好材料，但不一定可以用在志书中。有些资料是不能选用的：（1）非主流资料，即无代表性的琐碎资料，不反映主流的旁支资料；（2）不符合党的现行政策的资料；（3）没有经过核实或有争议、会引起争议的资料，如用应诸说并存或作说明；（4）似是而非，拿不准的资料不能凑合着用；（5） 思想错误或倾向不对的资料不能用。

（四）抓好资料的思想性

志书是一种以全面系统资料见长的科学著述，选用的资料是融入了编写者的观点的。资料的使用是体现思想性的。 

（五）抓好背景材料的使用

背景材料大致可分成两类。一类是自然方面的、物质方面的，如工业中的原材料来源、地理位置、交通运输条件等往往就是某地某特色工业创建和发展的背景、原因。一类是社会方面的，包括国家、地方政治、经济、文化政策，地方财政、科技进步、劳动力的变化等对一地某产业、事业的兴衰起伏有重要影响的社会背景材料。但是背景材料的运用一定要有所控制。

    六、资料的开发和利用

    前面所讲的资料的运用，主要是针对入志资料而言的，实际上，每轮修志中所收集的资料的数量远远大于入志资料，如何利用好这些来之不易的资料，将死资料做活，一直是方志界十分关注和研究的问题之一，《地方志工作条例》在第一条就强调要加强对地方志的开发和利用。这里所讲的对资料的开发和利用，是指在整个修志过程中对所有收集来的资料的开发和利用。

（一）加强对资料的开发和利用是时代和现实的需要

“经世致用”是历代修志秉承的一条基本原则，围绕修志为用所展开的种种实践与探索，已不再是对志书进行简单意义上的归纳与概括，而是让志书走向社会为现实服务。修志已不再局限于“一本书主义”，而是充分利用所得资料，为现实的经济社会服务。

    首先，要将对资料的开发和利用贯穿于修志的全过程，而不是等志书修完后才用志。传统上的志书本身在规模、性质和体例上存在着许多的制约与障碍，虽说是文约事丰，内容翔实，但篇幅量大，时效性差，不便于利用，这就需要史志工作者在新一轮修志中解放思想，冲破旧的修志传统理念的束缚，把自己置身于社会实践之中，了解社会真正需求什么，人民真正需求什么，从根本上理解志书服务于社会所需的真正内涵，以全新的姿态对传统的修志观念和方式来一次改革和创新。

其次，地方志能够汇集一地丰富而翔实的地情资料，在社会生活中固然有着其他书籍无法替代的作用，但由于体例上的制约，加之信息时代高速发展，人们想要获得某 方面的地情资料已不再是非要从志书中搜取。因此，单纯地强调一本书的价值是不可取的。新一轮修志重点记述的是改革开放以来我国由计划经济转向市场经济的发 展历程，市场经济强调需求与价值，不管做什么，只要有市场，才有生存的价值。修志也是一样，只有让社会认可，才有立足之地。所以要想让社会和群众喜闻乐 见，就必须改变传统的单一形式，转换千余年志书文本定式的呆板为灵活多变的通晓文辞，这是新方志能够走向社会，抢占市场，服务于群众的基础。

（二）加强对资料开发和利用的途径

1．抓住各种有利时机，出版一批形式多样的精品志书。

编修志书的首要任务是资政致用，服务现实。由于志书全面性的记述特点，文字量通常比较大，为普及社会读志用志带来一定难度。因此，在全面系统整理资料的基础上，还要开发一些面向社会，面向基层，易读易懂的志书产品。把死材料做活，不断适应现代社会的文化消费需求。同时，要注意抓准时机，做好志书资料的开发和利用，切实抓好新一轮修志成果的转化工作。

2．抓住社会热点问题，开发出一批史志研究成果。

修志为用的思想还需进一步拓宽。传统观念上的用志，总把修志与用志人为地割裂为两个阶段，认为修志是创作阶段，在创作还没有成功之前，是没有资本可利用的。 其实不然，随着修志工作的逐步展开，征集来的各种资料，包括修志过程中逐步形成的文物、档案、图片、稿件等，以及各部门形成的各种普查、统计、汇编、图表 资料等等，都将集中到修志工作者的手中。从这些内容之中，我们就可以在设计项目内容和服务手段上做文章，而不仅仅是停留在资料汇集与内容统编上，就可以多角度、多方位地考虑与当地当政中心工作相吻合的课题研究，考虑当前社会服务对象的口味与需求，制作出紧扣时代脉搏，大众喜闻乐见的信息产品，而不必等到成书后再去搞开发研究。同时，编史修志工作是一项深入细致的调查研究工作，“研究”与“利用”是手段和目的的关系，方志工作要贯彻修志为用的原则，就必须从资料的征集阶段，便开 始考虑读者的阅读需要。一是留意一些群众关心的焦点热点项目，及时将对所征集来的相关资料进行梳理、归纳、研究，撰写出此类的文章或编纂出相关的册子书 籍，推向社会。二是主动延伸到上级领导关心的某些研究课题上，利用手头丰富的资料进行研究，积极为领导的决策提供咨询服务。如黑龙江史志办在2003年 抗击非典之初，利用史料，将黑龙江百年间所发生的瘟疫等传染性疾病的情况及所采取的措施和结果迅速编印成册送到省领导手中，供其决策所用，此举赢得了领导 的高度赞扬，提高了志办在领导心中的位置。三是加强地情网站的建设，以此为平台，及时选登史料，推陈出新，打造品牌，服务社会大众的信息需求。

3．迎合大众需要，编写各类普及读物和宣传手册。

因志书的体例所拘和块头之大，多为领导和研究者所用，很少走向寻常百姓。随着时代的需要，地情资料为民所用的趋势日渐明显，取得了不少成效。 

4．撰写资政文章，发挥资政服务功能。

这需要作者不但要有驾驭资料的本领，更要有敏锐的洞察力，能够及时地捕捉资政信息，唤醒沉睡的史料为我所用，用所有为。如湖南怀化市平度史志办在2003年抗击非典期间，利用史料，适时编写了一篇题为“众志成城，科学必胜——平度人民英勇抗击疫情的历史画卷”的文章，登载于当地报纸。文章运用史料数据，通过 对新旧社会遭遇疫情后不同境遇的比较，激发人们抗击非典的决心和勇气。文章的发表有力地配合了当地开展抗击非典的活动，也迎合了市级领导要求从历史角度宣传推进抗非活动的意图，受到社会各界的普遍关注和好评。

加强对资料的开发和利用是一个再创造的过程，这个过程运用得好，不仅能够获得丰硕的成果，而且还能扩大影响，更好地促进修志工作。在市场条件下，信息服务于经济愈来愈显得重要，我们不能只埋头修志，搞一本书主义，而应该把修志与用志有机地结合起来，从如何有利于用志出发，改革创新修志模式，提高用志效率，只要我们对用志真正认识到位，那么方志所载文化就会有无限广阔的运用领域。